Правила деловой электронной переписки
16.11.2010, 17:43В деловом общении существует ряд стандартов и правил. Не является исключением и общение по электронной почте с партнерами, клиентами и коллегами.
Многие факторы, которые при такой форме коммуникации на первый взгляд кажутся незначительными, могут играть важную роль.
Построение системы коммуникации и создание внутренних корпоративных правил ведения деловой электронной переписки, которые основываются на правилах делового электронного этикета, – важная задача в развитии и продвижении компании. Ведь единые правила электронного общения, которые принимаются и используются всеми сотрудниками компании, являются одним из важных факторов, формирующих благоприятный имидж компании.
Приведем некоторые правила деловой электронной переписки:
1. На деловые письма следует отвечать в течение суток, это знак Вашего уважения к партнерам. Если же Вы не отвечаете на письмо в течение недели, это могут истолковать как грубый отказ от общения.
2. Не посылайте приложения весом более 1 Мб без предварительного согласования с принимающей стороной.
3. Обязательно подписывайте свое письмо. Электронная подпись не должна превышать 5–7 строк по 60–70 символов в строке. В нее можно включить фамилию, имя, отчество, должность, компанию и контакты.
4. Личные письма не принято отправлять с корпоративных адресов. И не только потому, что их читают системные администраторы компаний.
5. Использовать в деловых письмах функцию уведомления о получении не принято, поскольку это трактуется как недоверие адресату.
6. Обмен письмами заканчивает тот, кто его начал.
7. Если в деловом письме упоминаются третьи лица, то по правилам вежливости их адреса вносятся в строку «копия».
8. Строка «скрытая копия» традиционно используется в бизнес-общении для рассылки резюме.
9. Поздравления с календарными праздниками партнерам следует посылать индивидуально, находя для каждого какие-то личные слова, а не делать рассылку.
10. Кнопку «ответить всем» в деловой переписке не используют. Она способна вызвать не просто неразбериху, а виртуальный конфликт с вовлечением совершенно посторонних лиц.
Ваше электронное письмо – это виртуальный мир, но получатель письма – все же живой человек. Поэтому перед нажатием кнопки «отправить» перечитайте свое письмо еще раз. Обратите внимание на все детали и мелочи. Поставьте себя на место получателя Вашего послания, и если оно у Вас самих не вызывает никаких вопросов и замечаний – смело отправляйте.
Подробнее о стандартах деловой электронной переписки, в т.ч. практические рекомендации по разработке и пошаговому внедрению в компании процедуры ведения деловой электронной переписки, а также о правилах телефонного и устного общения ресторанного персонала с гостями, стандартах внешнего вида сотрудников читайте в главе «Управление классическим рестораном» Бизнес-энциклопедии «Ресторанный менеджмент»
(Издательство «Рынок Медиа», Киев, 2010)